Outlook Basis

Controleer de ontvangers en het gebruik van Allen beantwoorden, de inhoudelijke toezeggingen, bijlagen of deelkoppelingen en de vertrouwelijkheid van gegevens. Bij onverwachte betaalverzoeken of linkjes is onafhankelijke verificatie nodig, ook wanneer de afzender vertrouwd lijkt.

Archiveren verplaatst een bericht in veel Outlook-omgevingen naar een archieflocatie voor later gebruik. Verwijderen plaatst het doorgaans in een verwijderde-itemsproces dat op termijn tot definitieve verwijdering kan leiden. De precieze werking wordt mede bepaald door accounttype en bewaarbeleid.

Een bericht met een concrete vervolgactie kan worden omgezet naar een taak of worden vastgelegd in een afgesproken werkproces. Een e-mailmap geeft vooral aan waar een bericht staat en hoeft niet te laten zien wie verantwoordelijk is of wanneer iets afgerond moet zijn.

Bij alleen-lezen delen krijgt iemand inzicht in beschikbaarheid of afspraken, afhankelijk van het ingestelde niveau. Bewerken laat wijzigingen toe; delegeren kan in ondersteunde werkomgevingen ook het plannen en beantwoorden namens een ander omvatten. Controleer het accounttype en de exacte bevoegdheden.

Een regel verwerkt passende berichten automatisch volgens ingestelde voorwaarden. Een Quick Step is geschikt voor bewust gekozen, terugkerende handelingen, zoals categoriseren en verplaatsen nadat een bericht is beoordeeld. De beschikbare mogelijkheden verschillen tussen Outlook-versies.