Outlook Best Practices

Nee. Nieuw Outlook voor Windows ondersteunt geen klassieke COM-add-ins. Organisaties moeten controleren of de leverancier een ondersteunde web-add-in of andere integratie aanbiedt. Een wijziging kan ook invloed hebben op macros en koppelingen met CRM- of boekhoudsoftware. Test alle kritieke processtappen met de daadwerkelijke accounts en gegevens voordat de oude client wordt uitgefaseerd.

Een gefaseerde overgang per gebruikersgroep kan verstandig zijn, mits de beschikbare installatie- en beheeropties dit ondersteunen. Administratieve medewerkers met standaardwerk kunnen eerder overstappen dan een secretariaat dat afhankelijk is van speciale agenda-integraties. Documenteer welke client per rol ondersteund wordt, de bekende beperkingen en de terugvalprocedure. Het doel is een gecontroleerde overgang, geen verplichte gelijktijdige omschakeling.

Maak eerst een inventarisatie van lokale PST-bestanden, inhoud, eigenaars en eventuele bewaarplichten. De mogelijkheden om met PST-gegevens te werken verschillen per Outlook-client en blijven in ontwikkeling. Bepaal met IT en informatiebeheer of archieven centraal moeten worden opgeslagen. Verwijder geen lokale bestanden voordat de relevante gegevens veilig zijn overgezet, leesbaar zijn getest en de retentievereisten zijn beoordeeld.

Test gedelegeerde agenda’s, uitnodigingen namens anderen, terugkerende vergaderingen, beschikbaarheidsinformatie, vergaderruimten en gedeelde postvakken. Gebruik ten minste twee accounts met verschillende bevoegdheden en een werkelijk geconfigureerde resource. Een agenda die zichtbaar is maar niet correct aangepast kan worden, voldoet niet. Leg per proces de testuitkomst vast en laat de betreffende medewerkers zelf accepteren.

Microsoft voegt doorlopend functies en verbeteringen aan nieuw Outlook toe. Een beperking die bij een oudere pilot gold, kan later zijn veranderd, terwijl een externe add-in nog niet is bijgewerkt. Gebruik daarom actuele Microsoft-releaseopmerkingen en leveranciersdocumentatie. Herhaal de tests voor bedrijfskritische functies, zodat een besluit over ondersteuning of migratie op de werkelijk gebruikte softwareversie is gebaseerd.