SharePoint Adoptie & Implementatie

Nee. De migratie is een gelegenheid om actieve, te archiveren en overbodige informatie te onderscheiden. Een documenteigenaar beoordeelt per collectie wat behouden moet blijven en onder welke rechten. Verwijdering van informatie met een bewaarplicht mag niet uitsluitend op basis van ouderdom plaatsvinden. De vastgelegde bron-doelmatrix vormt de basis voor een gecontroleerde en navolgbare keuze.

Een letterlijke vertaling van alle uitzonderingen is doorgaans onwenselijk en niet altijd mogelijk. Ontwerp eerst SharePoint-groepen en doelrollen op basis van de nieuwe samenwerking. Inventariseer gevoelige dossiers, overerving en externe toegang. Controleer vervolgens met accounts die wel en niet gerechtigd zijn of het resultaat klopt. De oude toegangsstructuur is input voor een beoordeling, geen automatisch doelontwerp.

Neem documenten met lange paden, afwijkende tekens, veel versies, speciale machtigingen, grote bijlagen en koppelingen naar andere systemen op. Voeg ook actuele projectbestanden en archiefmateriaal toe. Een proef met uitsluitend kleine standaarddocumenten kan ten onrechte suggereren dat de complete migratie probleemloos zal verlopen. Registreer per afwijking de oorzaak, herstelactie en acceptatiebeslissing.

Vergelijk aantallen en omvang per collectie met de bron en voer steekproeven uit op leesbaarheid, metadata, versiehistorie en rechten. Controleer kritieke zakelijke processen zoals documenten vinden, delen en accorderen. Een technisch migratielog is onvoldoende wanneer gebruikers nog niet bij de juiste informatie kunnen. Leg de acceptatie en eventueel resterende uitzonderingen per migratiegolf schriftelijk vast.

Pas wanneer de laatste wijzigingen zijn overgezet, kritieke processen zijn getest en bevoegde documenteigenaren de nieuwe omgeving hebben geaccepteerd. Controleer ook systeemkoppelingen, oude UNC-paden, retentieafspraken en het terugvalplan. De bron kan tijdelijk alleen-lezen blijven om nieuwe verschillen te voorkomen. Definitieve uitfasering vraagt een expliciet besluit met aantoonbare controles, niet slechts de melding dat de kopieertaak is afgerond.