Document Management

SharePoint kan de geselecteerde eerdere inhoud opnieuw actueel maken. In de ondersteunde werkwijze wordt daarbij een nieuwe actuele versie gemaakt; de eerdere geschiedenis wordt niet eenvoudigweg weggegooid. Controleer na herstel welke inhoud werkelijk is teruggezet, vooral als er sinds de gekozen oude versie andere geldige wijzigingen zijn gedaan. Een technische herstelactie betekent niet automatisch dat het document opnieuw formeel is goedgekeurd.

Nee. Versiegeschiedenis is bedoeld om eerdere documenttoestanden beschikbaar te houden binnen de grenzen van de bibliotheekinstellingen en bewaarbeleid. Een back-up- en incidentherstelstrategie moet ook rekening houden met grotere verstoringen, verloren of verwijderde gegevens en herstel buiten één bestand. Beoordeel apart welke informatie juridisch moet worden bewaard en hoe het volledige proces na een incident terug kan keren.

Een verwijderd bestand vraagt doorgaans een andere route dan het terugzetten van een eerdere versie van een nog bestaand bestand. De SharePoint-prullenbak of andere herstelmogelijkheden kunnen dan relevant zijn, afhankelijk van bewaartermijnen en rechten. Controleer eerst wat precies is verdwenen: inhoud, metadata, bestand of complete bibliotheek. Voer geen massaal herstel uit zonder vast te stellen welke andere wijzigingen daarmee worden geraakt.

De nieuwste versie is de meest recent vastgelegde documenttoestand. De goedgekeurde versie is de versie die volgens het zakelijke proces formeel is vastgesteld. Dat hoeft niet dezelfde te zijn, bijvoorbeeld wanneer een medewerker na goedkeuring een conceptwijziging toevoegt. Gebruik daarom een duidelijk publicatie- en goedkeuringsproces, naast versiegeschiedenis. Voor contracten en beleidsdocumenten moet helder zijn wie de formele beslissing mag nemen.

Maak een testdocument met meerdere herkenbare versies, breng bewust een fout aan en laat een andere medewerker de juiste versie identificeren en herstellen. Controleer daarna inhoud, versiehistorie, metadata en rechten. Herhaal de oefening voor een verwijderd document en voor gelijktijdige bewerkingen. Leg vast wie mag herstellen, wie inhoudelijk akkoord geeft en hoe een incident wordt gedocumenteerd. Zo blijkt of de procedure ook zonder de oorspronkelijke beheerder werkt.